Inspecties die in het veld vastlopen.
De opdrachtgever bouwt en onderhoudt skateparken, speellocaties en sportvoorzieningen in heel Nederland en delen van Duitsland. Elke locatie wordt twee tot vier keer per jaar geïnspecteerd. Die inspecties leverden iedere keer hetzelfde dubbele werk op: in het veld notities krabbelen, op kantoor opnieuw intypen, foto's er handmatig bij plakken, rapport opmaken. De inspecteur was langer met het papierwerk bezig dan met de inspectie zelf.
Wat ze nodig hadden was geen nieuw inspectieformulier. Wat ze nodig hadden was dat de hele keten, van eerste schroef in het veld tot rapport in de mailbox van de opdrachtgever, in één beweging gebeurde. Geen overdrachtsmomenten. Geen administratieve dubbelslag.
Drie dingen die we verkeerd aannamen.
Voor we ook maar één regel code schreven, hebben we drie inspecties meegelopen. Wat daar uitkwam, gaf de uiteindelijke richting van het project.
- Het bestaande Excel-formulier werd in 80% van de gevallen niet ingevuld in het veld, pas op de terugweg in de auto.
- Foto's werden in WhatsApp gestuurd naar kantoor, zonder context over welke locatie of welke check.
- Het rapportsjabloon werd na elke inspectie handmatig opgemaakt, een uur tot anderhalf uur per locatie.
De inspecteur wilde geen "betere software". Hij wilde dat het ding waarmee hij de inspectie deed, ook het ding was waarmee het rapport ontstond. Geen overdracht meer.
// Belangrijkste inzicht
Eén tool, één beweging, van begin tot eind.
Een app die op elke telefoon en tablet werkt, ook zonder bereik. Open hem, loop de checklist, maak foto's waar nodig. Aan het eind druk je op één knop, het rapport wordt automatisch gegenereerd en naar de juiste partij gestuurd. Klaar.
Belangrijke ontwerpkeuzes:
- Eén knop per check: pass, warn of fail. Geen vrij tekstveld als verplicht veld.
- Foto's worden in de checklist gemaakt, niet ernaast. De foto is de bewijsvoering, geen bijlage.
- Lokaal opslaan tot er signaal is. Bij upload: rapport automatisch gegenereerd op de server.
- Het PDF-sjabloon is aanpasbaar per opdrachtgever, sommigen hebben hun eigen huisstijl.
Alles is bewust simpel gehouden. Geen overengineerde tech, geen dure licenties. Het draait op standaard infra en blijft beheersbaar voor een klein team. Elke keuze is gemaakt vanuit de vraag: "wie gaat dit over zes maanden onderhouden?"
// Ontwerpkeuze
Wat het oplevert.
Negen weken na livegang zijn de eerste echte cijfers binnen. De impact zat exact waar we hem verwachtten, en op één plek waar we hem niet hadden voorzien.
Wat ik niet had voorzien: het rapport is nu zo snel klaar dat we het in het veld al laten zien. De opdrachtgever weet wat er speelt voor wij weg zijn.
Oprichter
Niet moeilijk doen, gewoon doen.
Wat we hebben gebouwd past op bestaande telefoons en tablets, werkt zonder internetverbinding, en genereert het rapport automatisch. Geen dure servers, geen ingewikkelde installatie. Gewoon een app die doet wat-ie moet doen, en waar de inspecteur direct mee uit de voeten kan.
Volgende stap.
De tool draait nu op alle inspectielocaties. De volgende sprint richt zich op trendanalyse: niet per locatie, maar over de hele portefeuille. Welke materialen falen het snelst, welke ontwerpen leiden tot welke onderhoudspatronen.
Dat is een logische vervolgstap die alleen mogelijk werd op het moment dat de inspectiedata gestructureerd binnenkomt. Wat een papieren proces was, is nu een dataset.